Una factura completa de autónomo debe llevar número y serie correlativos, fechas, datos fiscales de emisor y cliente, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF cuando proceda y total. El IVA general de referencia es el 21 %. Para profesionales que facturan a empresas u otros autónomos, la retención general de referencia es el 15 %, o el 7 % al inicio si se cumplen sus requisitos.
La primera factura de un autónomo casi siempre sale mal: falta un dato, el número no sigue una serie o se olvida la retención. No es un drama —se rectifica— pero una factura incompleta puede hacer que tu cliente no pueda deducirse el gasto, y que tú tengas un problema si Hacienda revisa tus libros. Esta guía repasa qué tiene que llevar una factura, qué impuestos van en ella y cuándo puedes usar la versión simplificada.
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
El Reglamento de facturación fija un contenido mínimo. Una factura completa (u «ordinaria») lleva:
- Número y serie. Correlativo y sin saltos dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio completo de ambos.
- Descripción de la operación: qué has hecho o entregado, con cantidad y precio unitario.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA, desglosados.
- Retención de IRPF, si procede, y total a pagar.
- Si la operación está exenta o con inversión del sujeto pasivo, la mención que lo justifique.
La numeración: correlativa y sin huecos
Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, una por año o una para las rectificativas), pero dentro de cada una no pueden faltar números ni repetirse. Lo habitual y más limpio es 2026001, 2026002, etc. Nunca borres una factura emitida para «reaprovechar» el número: si hay un error, se emite una rectificativa, que es lo que deja rastro correcto en tus libros y en el IVA del periodo.
Qué IVA aplicar
En España conviven varios tipos. Estos son los vigentes de referencia (verifica siempre el aplicable a tu actividad y ejercicio):
| Tipo | % | Casos típicos |
|---|---|---|
| General | 21 % | La mayoría de servicios profesionales y productos |
| Reducido | 10 % | Hostelería, transporte de viajeros, algunas obras |
| Superreducido | 4 % | Pan, leche, libros, medicamentos |
| Exento | 0 % | Formación reglada, sanidad y otros supuestos tasados |
Si facturas a un cliente de otro país de la UE con NIF-IVA válido, la operación suele ir sin IVA por inversión del sujeto pasivo, con la mención correspondiente en la factura. Para calcular bases y cuotas sin pelearte con los decimales, usa la calculadora de IVA.
Cuándo llevar retención de IRPF
La retención no es opcional ni depende de tus ganas: depende de quién es tu cliente. Si eres profesional (actividad de la sección segunda del IAE) y facturas a una empresa, otro autónomo o una entidad, la factura lleva retención. Si facturas a un particular, no.
El tipo general de referencia es el 15 %, con un tipo reducido del 7 % durante el año de alta y los dos siguientes para nuevos profesionales. Verifica el vigente en tu caso. La retención la ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre: por eso el total que cobras es menor que base + IVA. No la pierdes — se descuenta después en tu pago fraccionado del modelo 130 y en la Renta.
Ejemplo con base de 1.000 €: IVA 21 % = 210 €, retención 15 % = 150 €. Facturas 1.210 € pero cobras 1.060 €. De esos, 210 € son IVA que no es tuyo: tendrás que liquidarlo en el modelo 303.
Comprueba por separado base, cuota de IVA, retención y líquido a cobrar. La transferencia del cliente acredita el pago recibido, pero por sí sola no explica cómo se calculó el total de la factura. Conserva ambos documentos para poder conciliar el cobro con su factura.
Factura simplificada vs. completa
La factura simplificada (el antiguo «ticket») puede emitirse en operaciones de importe reducido —hasta 400 € con carácter general, y hasta 3.000 € en determinados sectores como hostelería o transporte, importes de referencia— y no exige los datos identificativos del destinatario. El matiz que importa: si tu cliente quiere deducirse el gasto, necesita una factura completa con su NIF. Cuando dudes, emite la completa.
Errores frecuentes
- Saltarse números o reutilizar uno anulado en lugar de emitir una rectificativa.
- Olvidar la retención al facturar a empresas siendo profesional.
- Gastarse el IVA cobrado: no es ingreso, es dinero de Hacienda en tránsito.
- Emitir un ticket a una empresa que necesita deducirse el gasto.
- No conservar copia de las emitidas y recibidas (el plazo de conservación es de años).
