La primera factura de un autónomo casi siempre sale mal: falta un dato, el número no sigue una serie o se olvida la retención. No es un drama —se rectifica— pero una factura incompleta puede hacer que tu cliente no pueda deducirse el gasto, y que tú tengas un problema si Hacienda revisa tus libros. Esta guía repasa qué tiene que llevar una factura, qué impuestos van en ella y cuándo puedes usar la versión simplificada.
Qué datos son obligatorios
El Reglamento de facturación fija un contenido mínimo. Una factura completa (u «ordinaria») lleva:
- Número y serie. Correlativo y sin saltos dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio completo de ambos.
- Descripción de la operación: qué has hecho o entregado, con cantidad y precio unitario.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA, desglosados.
- Retención de IRPF, si procede, y total a pagar.
- Si la operación está exenta o con inversión del sujeto pasivo, la mención que lo justifique.
La numeración: correlativa y sin huecos
Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, una por año o una para las rectificativas), pero dentro de cada una no pueden faltar números ni repetirse. Lo habitual y más limpio es 2026001, 2026002, etc. Nunca borres una factura emitida para «reaprovechar» el número: si hay un error, se emite una rectificativa, que es lo que deja rastro correcto en tus libros y en el IVA del periodo.
Qué IVA aplicar
En España conviven varios tipos. Estos son los vigentes de referencia (verifica siempre el aplicable a tu actividad y ejercicio):
| Tipo | % | Casos típicos |
|---|---|---|
| General | 21 % | La mayoría de servicios profesionales y productos |
| Reducido | 10 % | Hostelería, transporte de viajeros, algunas obras |
| Superreducido | 4 % | Pan, leche, libros, medicamentos |
| Exento | 0 % | Formación reglada, sanidad y otros supuestos tasados |
Si facturas a un cliente de otro país de la UE con NIF-IVA válido, la operación suele ir sin IVA por inversión del sujeto pasivo, con la mención correspondiente en la factura. Para calcular bases y cuotas sin pelearte con los decimales, usa la calculadora de IVA.
Cuándo llevar retención de IRPF
La retención no es opcional ni depende de tus ganas: depende de quién es tu cliente. Si eres profesional (actividad de la sección segunda del IAE) y facturas a una empresa, otro autónomo o una entidad, la factura lleva retención. Si facturas a un particular, no.
El tipo general de referencia es el 15 %, con un tipo reducido del 7 % durante el año de alta y los dos siguientes para nuevos profesionales. Verifica el vigente en tu caso. La retención la ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre: por eso el total que cobras es menor que base + IVA. No la pierdes — se descuenta después en tu pago fraccionado del modelo 130 y en la Renta.
Ejemplo con base de 1.000 €: IVA 21 % = 210 €, retención 15 % = 150 €. Facturas 1.210 € pero cobras 1.060 €. De esos, 210 € son IVA que no es tuyo: tendrás que liquidarlo en el modelo 303.
Factura simplificada vs. completa
La factura simplificada (el antiguo «ticket») puede emitirse en operaciones de importe reducido —hasta 400 € con carácter general, y hasta 3.000 € en determinados sectores como hostelería o transporte, importes de referencia— y no exige los datos identificativos del destinatario. El matiz que importa: si tu cliente quiere deducirse el gasto, necesita una factura completa con su NIF. Cuando dudes, emite la completa.
Errores frecuentes
- Saltarse números o reutilizar uno anulado en lugar de emitir una rectificativa.
- Olvidar la retención al facturar a empresas siendo profesional.
- Gastarse el IVA cobrado: no es ingreso, es dinero de Hacienda en tránsito.
- Emitir un ticket a una empresa que necesita deducirse el gasto.
- No conservar copia de las emitidas y recibidas (el plazo de conservación es de años).
